Die für das Lohnsteuer-Abzugsverfahren maßgebenden Merkmale, wie Steuerklasse, ggf. der Faktor dazu, Zahl der Kinderfreibeträge, andere Freibeträge, aber auch das Kirchensteuerabzugsmerkmal werden von der Finanzverwaltung für alle Arbeitnehmer in einer zentralen Datenbank gespeichert. Die Finanzverwaltung stellt den Arbeitgebern diese Informationenen zum elektronischen Abruf bereit (ELStAM - LohnSteuerAbzugsMerkmale).
Seit dem Jahr 2011 sind die Finanzämter für die Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale zuständig. Für Änderungen der Meldedaten an sich (z. B. Heirat, Geburt, Kirchenein- oder austritt) sind aber weiterhin die Gemeinden zuständig. Nur wenn Sie Ihrer gesetzlichen Meldepflicht nachkommen und die Gemeinden die betreffenden Daten an die Finanzverwaltung senden, kann die Finanzverwaltung die ELStAM automatisch richtig bilden. So wird beispielsweise die Zahl der Kinderfreibeträge nach der Geburt eines Kindes oder bei einer Heirat die Lohnsteuerklasse automatisch angepasst. Auf Antrag kann aber auch eine ungünstigere Steuerklasse oder geringere Zahl der Kinderfreibeträge als Lohnsteuerabzugsmerkmale gebildet werden. Weichen die ELStAM von den tatsächlichen Verhältnissen zu Ihren Gunsten ab, besteht eine Anzeigepflicht gegenüber dem Finanzamt (siehe auch unter "Verwandte Themen").
Bei Beginn einer neuen Beschäftigung müssen Sie Ihrem Arbeitgeber nur noch einmalig Ihr Geburtsdatum und Ihre steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.) angeben und ihm mitteilen, ob es sich um das Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt. Mit Hilfe dieser Informationen kann Ihr Arbeitgeber die benötigten ELStAM für den Lohnsteuerabzug elektronisch bei der Finanzverwaltung abrufen.
Die ELStAM werden in den Lohnabrechnungen Ihres Arbeitgebers ausgewiesen. Sie können Ihre ELStAM aber auch nach einmaliger kostenloser Registrierung unter www.elster.de unter der Rubrik "Formulare & Leistungen" einsehen. Darüber hinaus ist das für Sie zuständige Finanzamt Ansprechpartner für Auskünfte.
Nur die aktuellen Arbeitgeber sind berechtigt, die ELStAM abzurufen. Mit Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses entfällt diese Berechtigung und der Arbeitgeber ist verpflichtet, sich für diesen Arbeitnehmer aus der ELStAM-Datenbank abzumelden. Auskünfte darüber, welche Arbeitgeber die ELStAM in den letzten zwei Jahren abgerufen haben, erhalten Sie nach einmaliger kostenloser Registrierung unter www.elster.de oder vom für Sie zuständigen Finanzamt.
Sie können u.a. beantragen, dass für Sie künftig keine ELStAM mehr gebildet werden, die ELStAM für bestimmte Arbeitgeber freigeben (Positivliste) oder sie für bestimmte Arbeitgeber sperren lassen (Negativliste). Werden wegen einer Sperrung für einen abrufenden Arbeitgeber keine ELStAM bereitgestellt, so wird dem Arbeitgeber die Sperrung mitgeteilt und dieser hat die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI zu ermitteln.
Für Änderungen und Eintragungen in der ELStAM-Datenbank ist ausschließlich das Finanzamt zuständig. Wenn Ihre ELStAM unzutreffend sind, teilen Sie die zutreffenden Angaben dem zuständigen Finanzamt mit (siehe auch unter "Verwandte Themen").